外宾来访，要安排好会见与会谈工作，特别是要做好这方面的准备工作。迎送外宾工作，要注意迎送规格及行礼习俗。

一、安排好会见与会谈

(一)学习目标

如果外宾提出会见(会谈)，我方业已允诺，秘书人员即应主动安排好会见(会谈)工作。

(二)安排会见(会谈)

会见按其内容，可以分为礼节性会见和事务性会见。一般讲，礼节性会见时间较短，通常是半小时左右，话题比较广泛，且轻松，属于一种较正式的见面(相识)形式；事务性会见则涉及关系的交流，业务商谈等，时间较长，也较严肃。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术或其他共同关心的问题或事宜交流情况、交换意见或洽谈业务、商务谈判等。会谈的内容比较正式，且专题性较强。

1.会见(会谈)的准备

如果外宾提出会见，我方业已允诺，即应主动将会见的具体时间、地点、客人抵达方式、是否派车接送及我方出席人员等事项通知对方，以便对方及早安排。同时立即着手进行场所、物质资料、信息资料等各方面的准备，以确保会见(会谈)成功。

不管是做为主方还是客方，与外宾会见(会谈)均应了解对方的背景资料及其习俗、禁忌、礼仪特征等。参加会谈，应在文字资料方面做好准备，如有提供外方参阅的，还要准备好外文资料。

2.场所的布置及座席安排

会见或会谈一般安排在客室或会议室进行。秘书人员应对场所进行精心布置，使其宽敞明亮，整洁大方。这一方面是对外宾的礼貌和尊重，同时也是组织整体形象的外在显现。首先，要安排足够的座位，并事先排好座位图，在现场放置座位卡，需用中英文对照的，上部写中文，下部写英文。如会见日本客人，日本人员姓名只写日文当用汉字即可。其次，要准备好扩音器、麦克风等音响设备和灯光设备。

要备有一定的茶具、茶水和饮料，场所周围还应备有完好的通讯、传真、复印设备及必要的文具，以备临时急需。

3.会见(会谈)时的要求

(1)外宾抵达时，主见人在会客室门口迎接，接待人员则在大楼或大厅口迎候，并引导外宾进入会客室。对重要外宾在进门后即由代表团团长向主见人一一介绍来团成员；对一般外宾可以在入座后分别介绍宾主双方。

(2)会见时，座位安排通常为半圆形。按国际惯例，主宾坐于主见人的右侧，其他外宾依级别、身份均坐于右侧，我方陪同人员依次坐于左侧。译员和记录员一般坐于主见人和主宾的后排左右两侧。会谈时一般用长方桌子，宾主相对而坐，以进门为准，右为客，左为主，或对门为客，背门为主。

(3)会见(会谈)时，均要做好专门记录，填写情况汇报表，会后对客人提出领导许诺的问题，应负责落实，做好后续工作。

(4)会见结束，主见人及陪同人员与宾客合影留念，然后在会客厅门口与外宾握手告别，重要外宾可送至大厅或大楼门口握手告别。接待单位的陪同同志视情况送至大厅或大楼门口握手告别。

(三)相应知识

涉外交往中的忌讳

由于不同的国家、民族，不同的历史、宗教等因素，各具有特殊的风俗习惯和礼节，国际交往中都应互相尊重。

1.与外宾交往中的禁忌

跟英国人打交道，要注意下列三点：一不要系带条纹的领带。二不要以王室的家事作为谈笑的话题；三不要把英国人通称为英国人，而称\"大不列颠人\"，这样会使所有的英国人满意。

欧美人忌讳谈论其私人性质的问题，如个人生活、家庭收入、住址、婚否、年龄等，因为欧美人希望别人承认自己的权利，也尊重别人的权利。随便询问个人问题，等于冒犯了他的尊严。

德国人比较注重形式。与其打交道时，如果对方有博士等头衔，要使用这个称呼，朋友见面或分别，总是互相把手握了又握，这样他们就会高兴。如果帮助对方把外衣穿上，则会更显得亲热。

被应邀到芬兰、瑞典某北欧的国家里做客，一定要准时到达，不要忘了给女主人带几支单数的鲜花，最好是五朵或七朵。

与东南亚国家的外宾相处，交谈时不要跷\"二郎腿\"。假如无意中把脚颠来颠去，以至鞋底朝向了对方，这是非常不礼貌的表现。

在印度、印尼、阿拉伯国家等，不能用左手与他人接触，也不能用左手传递东西，在佛教国家里不能随便摸小孩的头顶。

在南美洲国家，交谈时要亲热，离得近点，说话时文静地把嘴凑到对方的耳边，但不可粗放而失庄重。

在拉美，不要赠送与刀剑有关的礼品。因拉美人认为，赠送刀剑意味着割断关系。

保加利亚、尼伯尔、印度等一些国家，摇头表示赞同，点头表示不同意。

印度人在丧礼中不捶胸顿足，号啕大哭便是有悖礼教。

对待欧美的老人，多忌讳由别人搀扶，他们认为这有损于体面，是受轻视的表现。他们讲究化妆，是为了青春永驻，\"老\"这个词是不受他们欢迎的。

对风雪等方面的禁忌：罗马尼亚最忌过堂风，因此，房间、客厅、过道门窗不可对开。加拿大哈德孙湾的居民视白雪为吉祥，积雪再多，也忌铲除。

东南亚加里曼丹岛附近的伊班族人，在孕妇临产前，夫妇俩都禁照镜子，丈夫忌敲钉子，爬楼梯，站门旁。

新加坡人严忌说：\"恭喜发财\"。他们素将\"发财\"理解为\"不义之财\"。说\"恭喜发财\"将被认为是对别人的侮辱和嘲骂。

2.国外一些民族的忌讳

(1)商标图案的忌讳

意大利忌讳菊花作商标。

美国人认为蝙蝠是凶神恶煞。

日本人对饰有狐狸和獾图案的物品很反感。

法国人把仙鹤作为蠢汉和淫妇的代称。

英国人忌讳用人像作为商品的装潢，忌大象图案。

伊斯兰教的国家忌讳用猪作商标图案，也不用猪皮制品。

北非一些国家忌用狗作商标。

捷克人认为红三角形是有毒的标记。

国际上把三角形作警告性标记。

在土耳其绿三角表示\"免费样品。\"

瑞士忌猫头鹰图案。认为是死人的象征。

鹤和龟的图案在东南亚一些国家里不受欢迎，在赠送礼品时，包装纸上也不能出现这两种动物的图案。

(2)颜色的忌讳

颜色同我们的生活息息相关。它不仅能影响我们的日常情绪，还能反映我们每个人的个性。比如：艺术家们往往喜欢紫罗兰，好静的人偏重于喜欢淡色等。色彩的美与它本身的物理性质有关(不同的色彩有不同的波长)，对人的重量和心理有着较大的影响。

色彩的基本色是红、黄、蓝。由这三种基本色(俗称三原色)可以调配出各种色彩来。红色加黄色可调配出橙色，黄色加蓝色可调配出绿色，蓝色加红色可调配出紫色，橙、绿、紫还可以与别的颜色相调配。我们通常根据色彩给人的生理感觉不同，将色分为暖色、冷色。红、黄、橙，常使人很自然地想到阳光、火焰，给人温暖的感觉，属于暖色，蓝、紫、绿，常使人联想到蓝天、海洋、冰雪，给人寒冷、寂寞的感觉，属于冷色。不同的色彩又会使人产生不同的轻重、宽窄、远近、大小、厚薄、虚实的感觉，在现实生活中，人们的衣、食、住、行，都离不开赤橙黄绿青蓝紫的七彩世界。

但是，不同的国家、民族，由于自然条件、社会历史以及宗教等因素，各有不同的颜色爱好和忌讳，随着社会生产力的发展，时代的进步，人们对色彩的审美也随着改变。

泰国忌红色，认为红色不吉利，因为写死者姓氏是用红色的。

巴西人忌讳棕黄色，认为人死好比黄叶落下。叙利亚人忌用黄色，认为它表示死亡之意。埃塞俄比亚人穿浅黄色的服装，表示对死者的哀悼。巴基斯坦人也忌黄色，因为那是僧侣的专用颜色。黄色在委内瑞拉被用作医务标志，得到尊重和爱戴。

摩洛哥人忌讳白色，一般不穿白衣，以白色为贫困的象征。印度人视白色为不受欢迎的颜色。

欧美许多国家平时忌讳黑色，以黑色为丧礼的颜色。

日本人忌绿色，认为绿色是不吉祥的。但绿色却得到爱尔兰、意大利、马来西亚、新加坡、奥地利、瑞士等国的普遍欢迎。

法国、比利时人忌用墨绿色，因为这是纳粹军服色，这两个国家在第二世界大战中被希特勒军队占领过，所以普遍讨厌墨绿色。

比利时人最忌蓝色，如遇有不吉利的事都穿蓝色衣服。在埃及、蓝色也被看作恶魔。

土耳其人忌用花色，认为它是凶兆，因此，他们布置客厅、房间时喜欢用素色。

(3)数字的忌讳

数字的忌讳在很多国家都存在。

西方人极端厌恶\"13\"这个数字，在任何场合都尽量避开它。高楼的12层上便是14层楼，宴会厅的餐桌14号紧接着12号等。有些人甚至对每个月的13日这一天也感到惴惴不安。这是因为西方人认为\"13\"是个不幸的、凶险的数字。原因来自意大利著名画家达·芬奇创作的《最后的晚餐》，基督耶稣和弟子们一起吃饭，参加晚餐的第13个人是犹大。犹大为了贪图30枚银币，将耶稣出卖给犹大教当权者，并为捉拿耶酥的人带路，使耶酥于13号星期五被钉在十字架上。西方人憎恨犹大，也把\"13\"这个数字当作不幸的象征。

在日本，忌讳\"4\"和\"9\"字，因为在日语中，\"4\"与\"死\"同音，所以日本的医院，都没有4号病房和4号病床。\"9\"的发音与\"苦\"相近，因此也在忌讳之列。

韩国人对\"4\"字也反感，许多楼房的编号严忌出现\"4\"楼、\"4\"字编号，在饮茶饮酒时，主人以1、3、5、7的单数来敬酒献茶。

一些西方人还忌讳\"3\"。新加坡人忌讳'7\"、\"8\"、\"37\"。加纳人忌讳\"17\"、\"71\"。

在非洲，大多数国家认为奇数带有消极色彩，而认为偶数具有积极的象征。

(4)花卉的忌讳

鲜花的五颜六色，品种繁多，美丽而富有魅力，它使人感到蓬勃的生机和向上的朝气。由于各民族习惯不同，所以赋予花的含义也就不同，一般来说，红花意味着爱情，粉红色花表示好感和友谊，白花表示纯真，黄花表示嫉妒，橙黄色花象征希望，浅花象征温柔，深色花表示坚毅。在中外交往中，人们往往赠药示礼。在欧洲许多国家，赠送恋人、情人、伴侣的多为红色鲜花，成束的白花多用于婚仪赠礼，也可作生日或命名日的礼花。送给中老年人的，宜为大朵花，送给年轻人或孩子的，宜为多彩的小花。一束花若用几种组成，就得按花朵大小和颜色加以协调搭配。许多欧洲人赠花时，只送单数，认为是吉利的象征。

纤绛紫色的花，在巴西主要用于葬礼。

黄色的花，在法国视为不忠诚的表示，认为核桃花是不祥之物。

菊花，在意大利和拉丁美洲各国被认为是\"娇花\"，只能用于灵前和墓地。

荷花，在日本被认为是不吉利的，它意味着祭奠。

红玫瑰花，在德国是赠送情人的礼品。

在瑞士，送红玫瑰花可送一枝或20枝，不要送3枝，因为3枝意味着是情人。

在俄罗斯，每逢值得庆贺的大事，一定要送鲜花，送黄色的意味着变切，红色的花象征着爱情和赞美。花束必须由奇数组成，奇数是吉利的象征。

在国际交往场合，忌用菊花、杜鹃花、石竹花、黄色的花献给客人、佳宾，已成为惯例。

(5)饮食的忌讳

印度教徒不吃牛肉、吃猪肉。

伊斯兰教徒不吃猪肉、也忌谈猪，在斋月里日出之后、日落之前不能吃喝。

伊斯兰国家戒酒。例如在沙特阿拉拍，海关人员在飞机上会把酒给没收了。

伊朗人不吃无鳞的鱼。

阿拉伯人禁食猪肉，不吃外形丑恶和不洁之物，如甲鱼，螃蟹等，也不吃死的动物。取野物时趁血没凝固，割断其喉头，否则就不能吃。

(6)宗教禁忌

无论东方还是西方，宗教在许多国家已成为人们的一种生活方式，渗透到社会礼仪的许多方面。在欧美国家受基督教的影响，中东地区的国家受伊斯兰教的影响，东南亚地区的国家受佛教的影响，和这些国家及地区的人民交往，切勿冒犯了宗教禁忌，尽管是无意的，造成的后果往往是很糟糕的。

亚洲是世界三大宗教--佛教、伊斯兰教、基督教的发源地，其中尤以伊斯兰教的教规最为严历。《古兰经》是伊斯兰的基础，它制定伊斯兰教的信条、典礼和规章，还包括禁止饮酒和赌博、戒食猪肉以及一切自死物的血液的法律。 伊斯兰教无偶像崇拜，只要是面对麦加方向，就是面向真主了。在穆斯林国家，伊斯兰教徒每天要做五次祈祷。到了该祈祷的时辰，无论手中在做什么活，都要放下，向麦加方向跪下。外来人可以做祈祷，但绝不能表示出不耐烦或者干扰当地人的祈祷。沙特阿拉伯是执行伊斯兰教规最严历的国家。沙特严禁一切偶像，工艺品中的人物塑像，儿童玩具中的\"洋囡囡\"以及商店橱窗中的模特等都在禁止之列。他们认为这类偶像都是为了顶礼膜拜而造，崇拜偶像和伊斯兰的戒律背道而驰，所以任何人不得携带雕塑、洋囡囡之类入境。

(四)注意事项

注意外宾生活习惯

生活习惯的禁忌多为世代流传。无特别的理由，例如：在埃及，有许多关于\"针\"的禁忌。有些居民每天下午三点到五点决不买\"针\"。一些人在传说影响下，夜晚也不做针线活。在古老的俄罗斯民间习俗中，如遇黄猫和兔子过街都视为不祥之兆。在沙特阿拉伯的甸蛮人那里，\"笑\"被看作是不友好的象征，是奇耻大辱。如果热恋中的男女一方笑了，姻缘就此告吹。印度人认为将孩子放在浴盆中洗澡是不人道的，因为盆中的水不会流动，是死水。许多西方人不肯在梯子下面走过，因为梯子靠着墙，形成三角，早期基督教徒把三角作为三位一体的象征，因此也当是永恒，从三角下面走过，就成了侵犯圣境，不免自讨苦吃。犹太教，每逢星期六，是\"安息日\"，也叫\"主日\"。根据教规教徒不能在安息日接触金钱、火柴或机器，所以在\"安息日\"这天，以色列某些大厦的电梯都经过特别安排，无需按钮，每隔一层楼自动一次，要不然，犹太教徒星期六将会寸步难行。有的国家把牛敬若神明。在印度、缅甸、尼泊尔等国，黄牛被人们敬若为\"神牛\"，不准对其鞭打、伤害、使役，更不能宰杀吃肉。逢年过年，要举行敬牛仪式：\"神牛\"走到哪里，人们都会把最好的食物送上，在公路上、闹市里遇到\"神牛\"，车辆、行人要回避、绕行。尼泊尔把黄牛定为\"国兽\"，如果谁伤害了\"神牛\"，不论有意无意，都会罚款，甚至受到法律制裁。西方人有些忌讳打破镜子，并把它看作是自己运气就要变坏的先兆。在英国，如果把食盐碰撒了，就是要发生口角或与朋友断交的预兆。西班牙的妇女忌上街不带耳环。

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二、迎送外宾的礼仪

(一)学习目标

要求熟悉迎送外宾的礼仪。

(二) 迎送外宾礼仪

1.迎送规格

对外宾的迎送规格，各国的做法不尽一致，我国目前的做法主要是根据来访者的身份、其访问的性质和目的以及适当考虑两国的关系来加以确定。做为社会组织的外事活动，为保证迎送不致失礼，首先要认真研究外宾的有关资料和基本情况，如客人的身份、地位、社会影响、来本单位访问的目的、可能达成的协议、同本单位的关系性质和程度等以及其他背景资料。另外，准确地记住客人的姓名、职务及相貌特征，以便接站时应用。

根据上述资料，结合本单位的具体情况，确定相应的迎送规格。

通常，主要的迎送人员应与来宾的身份相当。例如对方是董事长或总经理，我方亦安排董事长或总经理迎送。

由于各种原因，如当事人不在当地，或突然身体不适等，应由职位相当的其他人士或其副职出面迎送，并作必要的说明和致歉。

对于重要的宾客，或与单位的利益关系重大宾客，可根据特殊需要，安排比来宾身份略高的人士破格迎送。但为了避免其他组织或人士产生不必要的误会，造成厚此薄彼的印象，非有特殊需要，一般应按常归办事。

总之，主人的身份要与客人相差不大，以对口、对等为宜。

2.做好迎接准备

要事先与有关交通部门联系好，核实客人的班机或车船班次的抵达时间，安排好迎送车辆，订好客人下榻的客房及膳食，组织好我方迎送人员。如对所接宾客不熟悉，对无我方陪同人员同机(车、船)到达，则要准备好接站牌，必要时还应准备好鲜花。

3.迎接与介绍

外宾走下飞机(车、船)后，我方即应上前表示欢迎与慰问，双方互作介绍。通常，先由我方人员或接待翻译人员，将前往欢迎的人员按其身份依次一一介绍给来宾，亦可由我方中身份最高者或熟悉来宾的人员出面介绍。有的国家(如日本)的客人习惯于以交换名片来介绍自己的姓名和身份，如果双方是初次见面，应首先将自己的名片递给对方，使对方一目了然，也是一种有效的介绍方式。

4.行礼习俗

双方见面互相介绍后，按国际惯例，一般行握手礼，此时应注意握手的顺序和基本礼仪，并注意再次点头致意。

行握手礼后，外宾由于国籍、习俗的不同，可能还要对我方再行不同的拥抱礼、亲吻礼、鞠躬礼、吻手礼等，我方均应作相应表示，不可推卸或表现勉强。

如安排献花，必须采用鲜花，扎成礼品花束，并注意保持花束的整洁和鲜艳。注意不要用菊花、杜鹃花、黄色花朵，因为有些国家忌讳这些花。对于重要客人，可安排机场、车站或码头的贵宾休息厅稍事休息，此时要准备相应的饮料进行招待。

(三)相应知识

1.答应礼节

答应礼节主要是指与外宾谈话时应对的礼节。秘书人员在解答外宾问题时，语气温和耐心，双眼注视对方，集中精力倾听，以示尊重。对外宾的话未听清时，应说：\"对不起，请您再说一遍。\"

在处理问题时，语气要婉转，如说：\"我所说的不会不合理吧？\"

有事要打扰客人时，应说：\"对不起，打扰您一下。\"

如对外宾的提问一时答不上来时，应先致谦后查询，如说：\"对不起，这事我不清楚，待我问明白后告诉您。\"

当外宾对答讯表示感谢时，应说：\"不客气\"、\"请别在意\"、\"不，一点都不麻烦，不必客气。\"

2.注意谈话分寸

对外宾谈话要实事求是，自己不知道的事不要随便答复，无把握的事不要应诺，做到言而有信。在外宾面前千万不要吹嘘自己。三人以上在场，不要只谈两人知道的事，以免使其他外宾有冷落之感。谈话时不要自己滔滔不绝，要让外宾有机会讲话，外宾讲话时，不要随便插话或打断。与外宾谈话时，应用外宾都能听懂的语言，讲大家都能参与的内容。

(四)注意事项

1.外宾抵达前工作

(1)掌握飞机(车、船)确切抵达时间，如有变化及时通知迎接、陪同人员和其他有关人员。到达机场(车站、码头)时间一般在外宾抵达前15-20分钟。

(2)检查外宾住的房间，确定安排是否妥当、合适。

2.外宾抵达后工作

(1)迎宾。外宾下飞机或出机场(车站、码头)后，迎接人员应将其姓名、职务一一介绍给外宾，迎接人员同时与外宾握手表示欢迎。

(2)商议活动日程。商议的目的是看主人的安排是否符合客人的要求，有无需增减的内容和项目。若有，须及时通知有关单位和部门。